OneDrive es una herramienta muy útil para almacenar, sincronizar y compartir archivos en Microsoft 365. También incorpora funciones de recuperación que pueden ayudar ante borrados accidentales o modificaciones no deseadas.
Sin embargo, es importante entender qué protección ofrece y cuándo una empresa puede necesitar una solución de backup adicional.
¿Qué protección ofrece OneDrive?
OneDrive dispone de diferentes mecanismos para recuperar información.
Entre ellos encontramos:
- Papelera de reciclaje para recuperar archivos eliminados.
- Historial de versiones para volver a una versión anterior de un documento.
- Restauración de OneDrive para revertir numerosos cambios realizados durante un periodo determinado.
- Sincronización de archivos entre dispositivos.
Estas funciones pueden resultar muy útiles ante errores de usuario o modificaciones accidentales.
¿Por qué no debemos depender únicamente de la sincronización?
La sincronización mantiene los archivos actualizados entre OneDrive y los dispositivos vinculados.
Esto es muy práctico para trabajar, pero también significa que determinados cambios realizados sobre los archivos pueden propagarse.
Por ejemplo, si se elimina o modifica información, ese cambio puede sincronizarse con el resto del entorno.
Las funciones de recuperación de Microsoft ayudan en muchas situaciones, pero una empresa debería analizar también sus necesidades de retención, recuperación y continuidad.
¿Qué ocurre si necesitamos recuperar información antigua?
Las opciones disponibles dependen del tipo de archivo, la configuración de Microsoft 365 y las políticas aplicadas por la organización.
Microsoft permite recuperar versiones anteriores de archivos y dispone de mecanismos de retención y papelera. Sin embargo, estos sistemas tienen periodos y condiciones determinados.
Por eso es importante conocer durante cuánto tiempo necesita conservar información la empresa y qué ocurriría si necesitara recuperar datos meses después de una incidencia.
¿Existe una solución de backup específica para Microsoft 365?
Sí. Microsoft dispone de Microsoft 365 Backup, un servicio específico para crear políticas de backup y restaurar información de:
- OneDrive.
- SharePoint.
- Exchange.
Esto demuestra la diferencia entre disponer de almacenamiento y sincronización en la nube y contar con una estrategia específica de copia y recuperación.
¿Qué recomendamos desde ABITECH?
Desde ABITECH recomendamos no asumir que tener archivos en la nube elimina automáticamente la necesidad de revisar las copias de seguridad.
Cada empresa debería comprobar:
- Qué información crítica almacena en Microsoft 365.
- Cuánto tiempo necesita conservarla.
- Qué opciones de recuperación tiene configuradas.
- Qué ocurriría ante un borrado masivo o una cuenta comprometida.
- Si necesita una copia adicional independiente.
- Con qué frecuencia se realizan pruebas de restauración.
El objetivo no es simplemente tener los archivos guardados en algún lugar. El objetivo es poder recuperar la información necesaria en el momento en que la empresa realmente la necesite.
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